作为一家企业,要想长期发展,档案管理必须得当。那么档案管理的流程是什么呢?下面就跟小编一起来了解一下。
档案管理流程主要包括三个阶段:档案建立、档案维护和档案利用。其中档案建立是指新文件的建立、文件收到时的登记、文件的编号、缩微、密封、封条等;档案维护是指文件损坏时的保护、档案的整理、归档、清点等;档案利用是指档案查询、复制、借出等过程。
档案建立
1. 文件的建立。每一笔资料在第一时间内进行文件建立,各资料的重要程度、保密程度也要在此时确定好,要严禁重要文件借用于他人。
2. 文件编号。文件建立好以后,都要记入档案库中,同时对文件进行编号。
3. 资料缩微。缩微是指将一张文书资料缩微成2卷或3卷或4卷的图像,方便保管,节省空间。
档案维护
1. 文件归档。归档也是档案管理中十分重要的一个过程。归档要按照档案号码的顺序进行,放好资料后,要及时为归档文件进行编号,填好目录卡,并将文件放回档案室,放在对应的档案柜内。
2. 文件清点。经常对文件进行清点,保证每一笔档案都有。如有遗漏,要及时找回,补全。
档案利用
1. 档案室的开放时间应固定。在此时间内,档案室负责人必须在岗,并做好文件的秩序、档案的保管,以维护档案的安全。
2. 档案鉴读,对所借档案应当进行鉴读,以保证档案不受损坏和外借。
以上就是档案管理的流程。合理的档案管理流程可以科学、高效的利用企业档案资源,避免文件丢失,大大提高企业的管理效率,减少管理成本,同时也有助于企业的可持续发展。